Ces dernières années, il y a eu un afflux de logiciels conçus pour faciliter la vie des propriétaires d'entreprise partout. Depuis gestion de projet Et la planification de la communication et de la facturation des clients, le marché est saturé de plateformes promettant de rationaliser les opérations. Mais, pour de nombreuses entreprises commerciales, la décision plus intelligente n'investit pas toujours dans un autre outil – il découvre le potentiel inexploité dans le logiciel qu'ils possèdent déjà.
Souvent, les entrepreneurs n'utilisent qu'une fraction des fonctionnalités incluses dans leurs systèmes existants, donnant sur les capacités qui pourraient gagner du temps, réduire les coûts et même augmenter la satisfaction des clients. En examinant de plus près ce qui est déjà disponible, les entreprises peuvent éviter la surcharge d'abonnement et maximiser le retour sur la technologie pour laquelle ils ont déjà payé.
J'ai parlé avec Jenny Benbrookle PDG de Powerhouse Consulting, pour discuter de la façon dont les entreprises commerciales peuvent utiliser leur logiciel existant, plutôt que de tomber pour la technologie «brillante».
L'un des principaux problèmes est que de nombreux propriétaires d'entreprises ne sont tout simplement pas conscients de toutes les capacités de leur logiciel déjà implémenté. Mais ce n'est pas de leur faute. « Certains de ces outils, en particulier les logiciels de bout en bout, comme vos plateformes de gestion des services sur le terrain, sont si complexes et peuvent vraiment gérer tous les aspects de l'entreprise. » Jenny me l'a dit. « Mais, une grande partie de cela vient avec le développement et la libération … Si un entrepreneur ne surveille pas cela et ne reste pas à jour avec les changements dans sa technologie, il peut être très facile d'oublier ce qui est actuellement à leur disposition. »
« Ces outils évoluent. Ils sont comme des organismes vivants et respirants. Il est important qu'un entrepreneur reste au courant de ces changements afin qu'ils comprennent quand de nouvelles fonctionnalités deviennent disponibles. » Les nouvelles mises à jour peuvent être déroutantes; Surtout lorsque vous dirigez une entreprise et que vous incaptez de consacrer des heures à l'apprentissage des tenants et des sorties d'un logiciel que vous utilisez depuis des années.
Alors, comment cherchez-vous des signes d'inefficacité? Un signe révélateur est un sentiment de submerger. « Si l'équipe ou les différents départements manquent de confiance dans les outils qu'ils utilisent ou utilisent les outils d'une myriade de différentes manières, cela peut signaler que l'outil n'est pas utilisé correctement, ou il est sous-utilisé. »
Ensuite, et très important, « commencez petit ». Vous n'avez pas à retravailler complètement tout votre système tout de suite. «Je dis toujours commencer par un domaine d'intérêt, maîtriser ce domaine. Et, quand nous disons maître, nous voulons dire explorer tout ce qu'il peut faire.
« Donc, par exemple, parlons de la capacité de répartition, qui est très courante sur plusieurs plates-formes FSM. Quelles capacités, que ce soit pour AI, axée sur l'IA ou axée sur les informations, que votre FSM peut fournir. Ainsi, en parlant à votre CSM, en parlant à ce que les consultants professionnels sont des consultants professionnels comme une autre personne comme une puissance pour aider à éduquer votre premier. Faites, créez l'application qui fonctionne pour votre entreprise. «
Une fois que vous avez identifié une fonctionnalité à explorer, l'étape suivante consiste à aller au-delà de la sensibilisation et de l'application. Savoir qu'un outil existe est précieux, mais le vrai gain vient de l'adapter à la façon dont votre entreprise fonctionne réellement. Ce changement – de la capacité générale à un flux de travail spécifique – est l'endroit où les entrepreneurs voient souvent les plus grands gains d'efficacité.
« Une fois que vous avez développé votre flux de travail unique, documentez ce flux de travail, puis entraînez votre équipe pour que tout le monde suive le même processus. Prenez ce processus et branchez et jouez dans tous les départements de votre entreprise. »
Ensuite dans la feuille de route vers le succès de l'utilisation des logiciels: jetez un coup d'œil attentif à ce que vous avez. Certaines questions que Jenny pense que vous devriez vous poser est:
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Quelle technologie utilisez-vous actuellement?
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Avez-vous participé à une «quête de connaissances» pour comprendre ce qu'elle peut faire pour vous?
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Que peut-il ne pas faire pour vous?
Recherchez des licenciements. Il est tout à fait possible que vous ayez deux types de technologies qui font exactement la même chose, et vous payez pour les deux.
« Une fois que vous avez suivi la phase d'éducation et d'évaluation, vous savez ce que vous utilisez actuellement, comment vous l'utilisez, de quoi il est capable, alors vous pouvez vous concentrer sur l'élagage de ce dont vous n'avez pas besoin, en vous assurant que vous tirez le meilleur parti des outils pour lesquels vous payez. »
La rationalisation fait plus que d'alléger la charge financière; Il réduit également la friction entre les équipes. Lorsque différents départements s'appuient sur différents outils ou utilisent le même logiciel de différentes manières, cela crée de la confusion et de l'incohérence. Les techniciens sur le terrain peuvent enregistrer les informations dans un sens pendant que le personnel du bureau entre un autre, entraînant une mauvaise communication, des détails manqués et des clients malheureux. En s'engageant sur une plate-forme et en apprenant pleinement ses fonctionnalités, les entreprises commerciales créent un langage partagé pour les opérations, ce qui rend chaque département plus confiant dans les outils qu'ils utilisent.
Bien sûr, le plus grand obstacle à la sortie des logiciels existants est le temps. Les entrepreneurs jonglent avec les demandes des clients, la planification, l'embauche et d'innombrables autres responsabilités. Plonger dans de nouvelles mises à jour logicielles ou s'asseoir à travers des tutoriels est souvent poussé au bas de la liste. Mais ignorer ces mises à jour signifie laisser de la valeur sur la table. La clé est de recadrer l'apprentissage des logiciels en tant qu'investissement dans la productivité – qui est payant en heures économisées et les revenus gagnés à long terme.
« Je le compare toujours à obtenir une certification commerciale. Des centaines et des centaines d'heures entrent dans un technicien en devenir certifié, par exemple, avant de pouvoir sortir et diagnostiquer l'équipement ou travailler sur l'équipement ou travailler avec un propriétaire. Prenez ce même processus de réflexion et l'appliquez aux logiciels. Des centaines et des centaines d'heures consistent à comprendre ces plateformes logicielles. »
Nous savons tous que vous n'arrêtez pas d'apprendre simplement parce que vous avez terminé un cours de certification d'une classe. Il en va de même pour les logiciels; Il évolue et vous devez faire évoluer votre compréhension. Prenez le temps de bien comprendre votre logiciel, la façon dont il vous aide et les façons dont vous ne l'utilisez pas.
Maintenant, la grande question: avec autant de nouveaux outils sur le marché, comment les entrepreneurs peuvent-ils résister à la tentation d'acheter la dernière plate-forme et se concentrer plutôt sur la maximisation du retour sur investissement de ce qu'ils possèdent déjà? Les conseils de Jenny sont simples: « Dites simplement non. Cela revient à avoir confiance dans les plateformes que vous utilisez. »
«L'éducation équivaut à la confiance. La connaissance est égale à la confiance», a souligné Jenny. «Lorsqu'un entrepreneur est ferme dans ce que sa plate-forme leur offre et comment son équipe l'utilise, cette confiance se reflète dans les données, dans son retour sur investissement perçu de l'investissement dans ces outils. Lorsque cette confiance est là, les propriétaires-opérateurs sont moins susceptibles de chercher à l'extérieur des solutions parce qu'ils ont une machine bien huilée. dans ce que je paie. '»
Lorsqu'on lui a demandé quels conseils elle donnerait aux entrepreneurs pour éviter de tomber dans le piège à sous-utilisation, Jenny n'a pas hésité. «Je pense que cela revient à démarrer petit. Se concentrer sur la maîtrise, petit à petit, votre FSM principal – ce sera votre clé du succès. Le succès est la confiance dans votre logiciel de bout en bout avant d'ajouter des outils supplémentaires.» Elle a ajouté que la plupart des entrepreneurs n'utilisent qu'environ 30% de leur plateforme FSM. « Ils en paient à 100%. Donc, si vous commencez par une concentration sur votre plate-forme principale – en apprenant ce qu'il peut faire, comment vous l'utilisez, où vous devrez peut-être apporter l'intégration, comment votre équipe utilise – qui vous prépare pour un retour immédiat sur l'investissement. Vous commencez à fermer cette fenêtre de marge de bénéfice, car vous obtenez plus de l'outil pour que vous puissiez même y être. »
En fin de compte, les entrepreneurs n'ont pas nécessairement besoin de plus de technologie – ils ont besoin de confiance dans la technologie dont ils disposent déjà. En ralentissant, en commençant petit et en s'engageant à vraiment maîtriser une plate-forme, les entreprises commerciales peuvent éviter le piège de la sous-utilisation, réduire les dépenses de gaspillage et construire un retour sur investissement plus fort. Le logiciel est déjà là; L'opportunité réside dans l'apprentissage de la façon de le faire fonctionner plus dur pour vous.