La journalisation manuelle du temps ne fonctionne que si un technicien se souvient d'une série de petites étapes administratives tout au long de la journée de service.
Un technicien en plomberie peut pointer sur un travail, s'arrêter pour une pièce, passer à un autre appel et pointer plusieurs fois avant de rentrer chez lui. Aucune de ces actions n’est difficile en soi. Chacun reste en concurrence avec le travail pour lequel le client paie.
Lorsque le bilan est erroné vendredi, le technicien est souvent pointé du doigt. Je pense que les propriétaires devraient remettre en question ce diagnostic avant de demander aux équipages de faire plus d’efforts. Les étapes répétées dépendant de la mémoire créent plus de chances qu'une entrée soit manquée ou reconstruite ultérieurement.
Une journalisation précise doit survivre à une journée de service chargée
Un entrepreneur en conception-construction en mécanique a essayé d'exiger des pointages d'entrée et de sortie en temps réel. Les travailleurs ont manqué suffisamment d'entrées pour que l'entreprise revienne à des rapports basés sur la durée. Le processus plus strict semblait plus précis sur le papier. Sur le terrain, le maintien s'est avéré difficile pour l'équipage.
Un entrepreneur en plomberie et CVC avec lequel nous travaillons a décrit un problème similaire.
Le pointage manuel était traité comme une responsabilité distincte. Environ la moitié des travailleurs ne parvenaient pas à suivre le rythme de manière constante.
Je ne considère aucun de ces exemples comme une preuve qu’on ne peut pas faire confiance aux techniciens. Je les lis comme la preuve que la tenue des dossiers doit s'adapter à la journée de travail. Ces processus peuvent être techniquement simples et échouer lorsqu’ils nécessitent une attention au mauvais moment.
Lors d'une journée à arrêts multiples, l'appel de service gagne
La routine normale d'un technicien de service consiste à se rendre au travail, à terminer la réparation, à l'expliquer au client, à nettoyer, à charger le camion et à répondre au bureau. Vient ensuite la prochaine adresse, un arrêt chez un fournisseur ou un autre travail qui nécessite une attention particulière. Le record de temps doit suivre le rythme de tout cela. Le technicien doit se souvenir de la fin d'un travail et du début du voyage. Chaque arrêt de pièces doit également être lié au bon client.
Ce dernier détail compte sur le temps et le travail des matériaux. Le bureau doit savoir quel client doit transporter la main-d'œuvre lors d'un arrêt, d'un voyage de retour ou d'un changement d'emploi. Si l'enregistrement est complété ultérieurement, le technicien doit reconstruire ces transitions de mémoire.
Une action manquée peut devenir une estimation plus tard dans la journée. D'ici vendredi, le technicien tentera peut-être de reconstruire mardi de mémoire.
C’est là que je pense que la politique atteint ses limites. Un autre rappel ne supprime pas l’étape administrative supplémentaire. Et des règles plus strictes ne changent rien au moment où le technicien doit s'en souvenir. Le processus est toujours en concurrence avec le travail actif sur le terrain.
Créez davantage d'enregistrements pendant que le travail est en cours
La meilleure question de conception est de savoir dans quelle mesure l'enregistrement du temps peut être créé pendant la journée de travail au lieu d'être reconstruit par la suite.
Le suivi de localisation GPS peut indiquer quand un technicien arrive ou quitte un travail. Un pointage manqué peut alors être vérifié par rapport à l'endroit où se trouvait le technicien. Les heures d’arrivée enregistrées permettent également de revoir un pointage oublié.
Cela ne retire pas le technicien du processus. Il donne au technicien et au bureau un dossier à consulter lorsqu'il manque quelque chose. Au lieu de reconstruire toute la journée, ils peuvent se concentrer sur l’entrée qui semble erronée.
La partie importante est ce qui change dans le flux de travail.
Les équipes ont moins de tâches administratives distinctes à gérer tout au long de la journée.
De meilleurs dossiers aident le bureau à agir plus tôt. Lorsque tout est exact et approuvé avec des enregistrements le jour même, cela a permis à leur bureau de facturer plus rapidement. L’entreprise n’a plus besoin d’attendre la période de paie pour imprimer les informations dont elle a besoin.
Ce timing est important car la facturation du temps et des matériaux dépend d'un enregistrement utilisable de ce qui s'est passé. Attendre la clôture de la paie peut retarder l’examen et la facturation. Cela rend également les corrections plus difficiles car la journée de travail est plus éloignée.
Un client a testé ce qui se passait lorsqu'un membre d'équipage restait pointé après être rentré chez lui. Des alertes sont apparues et le temps enregistré a été réduit. Le bureau disposait d'un moyen concret de récupérer les heures payées qui ne correspondaient pas à la journée de travail.
Je ne considérerais pas le contexte de localisation comme un substitut au jugement du technicien. Les tâches changent, les équipes effectuent des arrêts légitimes et les exceptions doivent encore être révisées. Le but est de donner à cet examen un meilleur bilan de départ. C’est différent de demander à quelqu’un vendredi de se souvenir de chaque arrêt qu’il a effectué plus tôt dans la semaine.
Pour un propriétaire, un audit utile correspond à une journée de service normale. Comparez l'itinéraire, les entrées de temps et les tâches qui parviennent à la facturation. Recherchez les moments qui dépendent encore du fait que quelqu'un se souvienne plus tard d'une action distincte.
Pour moi, l'épreuve pratique est simple. Demandez quand l'enregistrement de temps est réellement créé. Si les techniciens doivent le reconstruire après le travail, corrigez cette étape avant d'ajouter un autre rappel. Une journalisation précise doit être adaptée au travail et non le concurrencer.